Privacy Notice
1. Who we are
The party responsible for your personal data (responsable) is VALHALL, S. de R.L. de C.V., the company that operates the SEVA Tulum services and websites, with its domicile in Tulum, Quintana Roo, México (full postal address available on request). Contact for anything in this notice: contact@sevatulum.com.
This notice is issued under the Mexican Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) and its regulations.
2. What we collect
- Identification and contact details: name, email, phone / WhatsApp number, country, and the messages you send us.
- Booking details: dates, villa or venue, party size, flight and arrival information, preferences and special requests you choose to share (for example dietary requirements for a chef booking). Health-related information counts as sensitive data: we only use it to deliver the service you asked for, and only when you provide it yourself.
- Payment information: card payments are processed by Stripe. Card numbers go directly to Stripe and are never stored on our servers; we keep only the confirmation, amount and the last four digits Stripe returns.
- Website usage: privacy-friendly, cookieless analytics (Umami, hosted by us) that counts visits in aggregate, plus standard server logs (IP address, browser type, pages requested) kept for a limited time for security.
3. Why we use it
Necessary purposes: to answer your enquiry, quote and reserve services, place and release card holds, deliver the service with our team and partner providers, communicate with you before, during and after your stay, apply house rules and safety requirements, issue invoices (CFDI) and meet tax and legal obligations, and prevent fraud.
Secondary purposes: to tell you about offers and new services. You can opt out at any time by replying to any message or writing to contact@sevatulum.com; opting out does not affect your bookings.
4. Who we share it with
- The independent providers who fulfil your booking (drivers, chefs, therapists, yacht crews, activity partners, housekeeping), limited to what they need to deliver the service.
- Stripe (payments), our property-management and messaging software, and the hosting providers that run our websites and booking engine. Some of these are located outside Mexico; we require them to protect your data to an equivalent standard.
- Booking platforms and villa owners or hosts when your stay was arranged through them or when check-in requirements demand it.
- Authorities, when the law requires it.
We do not sell personal data and we do not share it for third-party advertising.
5. Your rights (ARCO)
You may access, rectify, cancel or oppose the use of your personal data, limit its use or disclosure, and revoke consent, by emailing contact@sevatulum.com with the subject “ARCO”. Tell us your name, how we can reach you, and what you are asking for; we will answer within the period set by the law (currently 20 business days). Revoking consent may mean we can no longer provide a service that depends on that data. If you believe your rights have been infringed you may file a complaint with the Mexican data-protection authority (the Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, which took over the functions of INAI).
6. Cookies and similar technologies
We do not use advertising cookies or ad tracking, which is why you do not see a cookie banner. Our analytics are cookieless and collect no personal identifiers. Strictly necessary cookies may be set by Stripe on checkout pages (fraud prevention) and by the chat widget on some pages to keep your conversation open. Fonts are loaded from Google Fonts, which receives your IP address when the page loads. You can block cookies in your browser without affecting your ability to contact us.
7. Retention and security
We keep booking and invoicing records for as long as tax and legal rules require, and enquiry data only as long as needed to answer you and follow up. Access to personal data is limited to the people who need it for the purposes above.
8. Changes
We may update this notice; the current version, with its date, is always published at this address.
Aviso de Privacidad
1. Responsable
El responsable del tratamiento de sus datos personales es VALHALL, S. de R.L. de C.V., sociedad que opera los servicios y sitios web de SEVA Tulum, con domicilio en Tulum, Quintana Roo, México (domicilio postal completo disponible a solicitud). Contacto para todo lo relacionado con este aviso: contact@sevatulum.com.
Este aviso se emite conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y su reglamento.
2. Datos que recabamos
- Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono / WhatsApp, país y los mensajes que nos envía.
- Datos de la reserva: fechas, villa o lugar, número de personas, información de vuelos y llegada, preferencias y solicitudes especiales que decida compartir (por ejemplo, requerimientos alimentarios para un servicio de chef). La información relacionada con la salud es un dato personal sensible: solo la usamos para prestar el servicio solicitado y únicamente cuando usted la proporciona.
- Información de pago: los pagos con tarjeta son procesados por Stripe. Los números de tarjeta viajan directamente a Stripe y nunca se almacenan en nuestros servidores; conservamos solo la confirmación, el monto y los últimos cuatro dígitos que Stripe devuelve.
- Uso del sitio web: analítica sin cookies y respetuosa de la privacidad (Umami, alojada por nosotros) que cuenta visitas de forma agregada, además de registros estándar del servidor (dirección IP, tipo de navegador, páginas solicitadas) conservados por tiempo limitado por seguridad.
3. Finalidades
Finalidades necesarias: responder a su solicitud, cotizar y reservar servicios, realizar y liberar retenciones en tarjeta, prestar el servicio con nuestro equipo y proveedores aliados, comunicarnos con usted antes, durante y después de su estancia, aplicar reglamentos y requisitos de seguridad, emitir facturas (CFDI) y cumplir obligaciones fiscales y legales, y prevenir fraudes.
Finalidades secundarias: informarle sobre ofertas y nuevos servicios. Puede oponerse en cualquier momento respondiendo a cualquier mensaje o escribiendo a contact@sevatulum.com; la negativa no afecta sus reservas.
4. Transferencias
- Los proveedores independientes que cumplen su reserva (conductores, chefs, terapeutas, tripulaciones, aliados de actividades, limpieza), limitados a lo necesario para prestar el servicio.
- Stripe (pagos), nuestro software de administración de propiedades y mensajería, y los proveedores de alojamiento que operan nuestros sitios y motor de reservas. Algunos se encuentran fuera de México; les exigimos proteger sus datos con un estándar equivalente.
- Plataformas de reserva y propietarios o anfitriones de villas cuando su estancia se gestionó a través de ellos o cuando los requisitos de check-in lo exigen.
- Autoridades, cuando la ley lo requiera.
No vendemos datos personales ni los compartimos para publicidad de terceros.
5. Derechos ARCO
Usted puede acceder, rectificar, cancelar u oponerse al uso de sus datos personales, limitar su uso o divulgación y revocar su consentimiento, escribiendo a contact@sevatulum.com con el asunto “ARCO”. Indique su nombre, un medio para responderle y qué solicita; responderemos dentro del plazo que fija la ley (actualmente 20 días hábiles). La revocación del consentimiento puede implicar que no podamos prestar un servicio que dependa de esos datos. Si considera que sus derechos fueron vulnerados, puede presentar una queja ante la autoridad de protección de datos (la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, que asumió las funciones del INAI).
6. Cookies y tecnologías similares
No usamos cookies publicitarias ni rastreo con fines de publicidad, por eso no verá un aviso de cookies. Nuestra analítica no usa cookies ni recaba identificadores personales. Stripe puede colocar cookies estrictamente necesarias en las páginas de pago (prevención de fraude) y el widget de chat de algunas páginas puede usar cookies para mantener su conversación abierta. Las fuentes tipográficas se cargan desde Google Fonts, que recibe su dirección IP al cargar la página. Puede bloquear las cookies en su navegador sin afectar su posibilidad de contactarnos.
7. Conservación y seguridad
Conservamos los registros de reservas y facturación durante el tiempo que exigen las normas fiscales y legales, y los datos de solicitudes solo mientras sea necesario para responderle y dar seguimiento. El acceso a los datos personales se limita a las personas que los necesitan para las finalidades descritas.
8. Cambios
Podemos actualizar este aviso; la versión vigente, con su fecha, se publica siempre en esta dirección.